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Cinco erros que sua empresa deve evitar na gestão de notas fiscais

A nota fiscal deixou de ser um simples pedaço de papel que recebemos quando uma compra é realizada ou para saber o quanto de imposto está atrelado naquele produto. Com o nascimento da Nota Fiscal eletrônica (NFe), o documento é emitido e armazenado digitalmente com o intuito de oficializar as operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, no caso das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes).

Fazer a gestão correta das NFes é muito importante, já que esse documento fornece informações fundamentais para tomadas de decisões gerenciais mais inteligentes, informações estas que, muitas vezes, só seriam conseguidas por meio de extensos trabalhos feitos por consultorias.

Para ajudar os empreendedores na gestão de notas fiscais a Arquivei, empresa que fornece plataforma de armazenamento, organização e consulta de informações de notas fiscais, listou os cinco erros mais perigosos que devem ser evitados por qualquer companhia.

1 – Não armazenar XMLs de documentos fiscais

Segundo a legislação brasileira, a nota fiscal deve ser armazenada por 5 anos, que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas. Além disso, não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por documento perdido ou XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.

2 – Pensar que a DANFe ou o papel impresso é a Nota Fiscal

O papel impresso é uma versão simplificada da NFe, chamada de DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica), que tem informações resumidas dos dados presentes na nota. Ele não é uma nota e não possui validade jurídica. Porém, o DANFe é importante pois desempenha a função de representar a nota fiscal em caso de contingência e para provar o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro, além de comprovar a origem de produtos durante uma fiscalização do transporte.

3 – Não arquivar os documentos de forma organizada e segura

Para não correr o risco de algum documento importante se perder em inúmeras pastas e/ou arquivos, é importante que sua empresa armazene todas as notas em uma plataforma eficiente e tecnologicamente funcional, que te dê acesso rápido às suas notas. Isso reduz a dependência dos e-mails para receber seus XMLs e para trabalhar com mais agilidade na sua empresa.

4 – Depender do fornecedor para receber a nota fiscal anexada por e-mail

Depender do fornecedor para receber XML é uma má ideia. Caixas de e-mail lotam com frequência e o seu emissor pode se esquecer de enviar o documento. Em suma, a empresa não recebe a nota e perde um documento fiscal importante. Serviços específicos de gestão de NFes representam a melhor solução, pois monitoram e captam as notas direto das Secretarias da Fazenda, imediatamente após a emissão, garantindo que qualquer documento emitido para empresa seja checado, conferido e validado, evitando, inclusive, riscos com a eventual emissão de notas frias.

5 – Não verificar a validade jurídica dos XMLs que você recebe e guarda

Uma NFe possui dois “carimbos” de segurança: a Assinatura Digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota; e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda. Somente checando essas informações é que você consegue garantir que aquela nota é verdadeira. A principal função do DANFe é facilitar a consulta da validade da NFe e a existência de possíveis cartas de correção, junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Fonte: Portal E-commerce News

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